L’archiviazione dei dati aziendali obsoleti può migliorare le prestazioni generali del programma poiché riduce anche sensibilmente i dati sui quali il gestionale deve lavorare quotidianamente. E’ una funzione che risulta utile a chi ha archivi molto grandi, che contengono documenti di anni addietro ormai scarsamente utili nella gestione ordinaria dell’azienda. In seguito all’archiviazione nell’azienda attiva rimangono solo i dati che si è scelto di mantenere, ovvero quelli recenti. I dati obsoleti vengono spostati in un altro archivio aziendale, pronti per essere consultati e utilizzati all’occorrenza.

Come eseguire la archiviazione dei dati obsoleti

Si accede alla funzione di archiviazione tramite il menù Informazioni – Manutenzione Dati

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Nella finestra di Manutenzione Dati selezionare Archiviazione

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In Azienda da archiviare andrà selezionata l’azienda nella quale sono contenuti i dati obsoleti.

In Anni da mantenere è possibile scegliere quali annualità mantenere nell’azienda principale. I dati relativi all’anno di gestione corrente e a quello precedente rimangono sempre nell’azienda principale. Ad esempio, una archiviazione effettuata nel 2016 manterrà tutto il 2015 e quanto fatto nel 2016, mentre eventuali gestioni degli anni procedenti (2014, 2013, ecc.) potranno essere archiviate.

In Dati da archiviare per gli anni precedenti possiamo scegliere cosa escludere dall’archiviazione. Potremmo decidere per esempio di archiviare i documenti lasciando nell’archivio attivo le scadenze ad essi associate. Ovviamente scegliere di effettuare una archiviazione parziale minimizzerà i benefici offerti dalla archiviazione. E’ importante tenere conto che comunque tutti i dati aziendali saranno disponibili nella azienda di archivio.

Premendo il tasto Archivia si avvierà la procedura. Premendo Si alla finestra di conferma archiviazione e Ok alla finestra in cui si ricorda si ricorda che l’azienda non deve essere in uso su nessun computer mentre si effettua l’operazione, partirà l’operazione vera e propria di archiviazione.

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Durante il processo potrebbero apparire delle finestra di avviso relative alla contabilità ed al magazzino. Se si utilizzano i moduli Amica Magazzino ed Amica Contabilità è consigliato seguire le indicazioni che verranno proposte di volta in volta.

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Al termine apparirà il rapporto di archiviazione nel quale è riportato l’esito dell’operazione.

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Aprendo il gestionale ora avremo l’azienda operativa che conterrà solo i dati che abbiamo deciso di conservare, mentre nell’azienda denominata Copia pre…. saranno presenti tutti i dati fino al momento dell’archiviazione.

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