Dal 1 gennaio 2019 con l’obbligo di emissione di fattura elettronica anche tra privati il mondo dell’impresa deve necessariamente cambiare e dotarsi di nuove procedure informatiche per il pieno rispetto della normativa.
Già da tempo i software gestionali Amica permettono l’emissione di fatture elettroniche, sia verso la pubblica amministrazione che verso privati. Con la versione 2.21 di Amica, da oggi disponibile per il download, viene resa disponibile anche la importazione delle fatture elettroniche ricevute dai propri fornitori.
Si tratta di una funzionalità che, oltre a rispondere agli adeguamenti normativi, semplificherà e renderà più veloce il lavoro di inserimento dei documenti del ciclo passivo, che risulterà così (quasi) completamente automatizzato.
Ricordiamo che Amica offre anche il Servizio di Interscambio Fatture Elettroniche che consente di inviare e ricevere direttamente le fatture via Agenzia Entrate, senza doverle importare ed esportare dal file XML. Se cerchi la documentazione sul servizio interscambio la trovi leggendo l’articolo Invio e ricezione fatture col Servizio interscambio Fatture Elettroniche.
Vediamo operativamente come funziona in Amica l’importazione delle fatture elettroniche ricevute.
Importare la fattura elettronica
Attraverso l’apposita voce “Importa fatture elettroniche di acquisto”, raggiungibile dalla barra degli strumenti posta sulla sinistra, si accede alla relativa funzionalità:
Fare click sul ‘fulmine’, quindi sulla voce ‘Importa fatture elettroniche di acquisto’
Il primo passo è naturalmente scegliere uno o più file di fattura elettronica da importare. Per selezionare più di un file, tenere premuto il tasto MAIUSC durante la selezione, oppure CTRL se le fatture non sono consecutive. Amica è in grado importare sia fatture in formato XML in chiaro (estensione .xml) che fatture firmate digitalmente (estensione .xml.p7m).
Una volta selezionate le fatture fare click sul pulsante Apri per procedere con la importazione. Al termine delle operazioni viene visualizzato un rapporto delle fatture importate, con l’indicazione di eventuali problemi o criticità che potrebbero richiedere un intervento manuale.
Qui vediamo un esempio di rapporto in cui tutte le fatture sono state importate correttamente:
Il report di importazione. Ogni nodo contiene informazioni su un documento importato.
Qui invece un esempio di rapporto con errori e avvisi:
Alcune fatture potrebbero essere respinte, oppure venire importate con avvisi che richiedono la vostra attenzione.
Il rapporto offre un’ottima guida per intervenire e dove necessario correggere i documenti. Proprio per questo motivo le fatture importate vengono lasciate in stato di Bozza. La esplicita emissione avverrà nelle normali modalità già utilizzate in Amica anche l’emissione di fatture inserite manualmente.
Il rapporto può anche essere esportato su file. Basta premere l’apposito pulsante Salva Report. Il salvataggio su file può essere utile per una successiva consultazione. Una finestra di messaggio indica dove è stato salvato il report e con quale nome, come si può apprezzare nell’immagine:
Viene creato un file di report per giornata, quindi se nello stesso giorno si eseguono più salvataggi di report, questi verranno tutti appesi allo stesso file (ad esempio: “2018-09-27 report importazione fattura elettroniche.log”).
Inserimento automatico dati mancanti nel gestionale
Man mano che le fatture vengono importate, Amica ne determina il tipo (fattura differita, accompagnatoria, nota di credito, ecc.) e inserisce quindi il documento nella sezione dedicata dell’archivio documenti.
Nella fase di importazione possono verificarsi situazioni in cui non sono presenti in Amica i dati necessari alla corretta compilazione della fattura. Questi ultimi verranno inseriti automaticamente nelle apposite tabelle.
Se ad esempio ci cerca di importare una fattura di un fornitore che non è ancora presente in anagrafica, questo verrà inserito assieme a tutti i dati reperibili direttamente nella fattura elettronica. Dunque una causale IVA usata dal fornitore e mancante nel nostro gestionale, per esempio, verrà aggiunta.
Tutto ciò che Amica sarà in grado di desumere verrà inserito in modo automatico. Se l’aggiunta di un dato mancante, per qualunque motivo, dovesse risultare impossibile, ne verrà data indicazione nel report di importazione.
Segnalazione di criticità
Durante il processo di importazione possono verificarsi alcune criticità. Si tratta di casi rari che difficilmente potranno verificarsi nell’operatività quotidiana. Tuttavia riteniamo di doverveli segnalare. La tabella presenta le criticità più comuni e suggerimenti per la loro soluzione, laddove possibile.
| Problema | Soluzione |
|---|---|
| La partita iva del cessionario non corrisponde a quella indicata nelle preferenze dell’azienda in Amica. | La fattura non è emessa nei confronti dell'azienda nella quale la si sta importando. Di conseguenza, non viene importata. Questo controllo viene svolto confrontando il valore del campo Partita IVA delle preferenze aziendali dell'azienda attiva e il valore CessionarioCommittente.IdFiscaleIVA della fattura elettronica. |
| Numero documento non numerico. | In caso di numero documento non convertibile in numero (as esempio 123/B), lo stesso verrà inserito nel campo Numero Parte Testo nei documenti di Amica. |
| Dati bollo in fattura. | Amica non prevede un campo Bollo nella fattura. Nel caso di fattura elettronica che lo contenga, questo dovrà essere inserito manualmente come riga aggiuntiva nel documento. |
| Fattura con più di una cassa previdenziale. | Amica non supporta più di una cassa previdenziale. Nel caso specifico, verrà considerata solo la prima e non saranno importate le eventuali altre. |
| Più di quattro sconti percentuali in una singola riga del documento | Amica prevede un massimo di 4 sconti percentuali per riga di fattura. La fattura elettronica ne prevede un numero illimitato. Verranno importati solo i primi 4. |
| Sconti generali | Amica supporta un solo sconto di fattura mentre la fattura elettronica ne prevede un numero illimitato. In questo caso viene inserito un unico sconto che è la somma calcolata degli sconti applicati. Ad esempio, per uno sconto 30%+10% viene inserito 37% al fine di garantire un corretto calcolo dei totali. |
| Maggiorazioni | Dovunque sia previsto uno sconto, in fattura elettronica si possono inserire al contrario delle maggiorazioni. Amica non prevede le maggiorazioni e quindi saranno ignorate. Andranno poi gestite manualmente, come righe di fattura. |
| Decimali nel prezzo di riga | Amica prevede un massimo di 5 decimali nel prezzo unitario di riga. La fattura elettronica ne prevede fino a 8. In questo caso il valore del prezzo unitario verrà arrotondato ai 5 decimali. |
| Causali IVA in eccesso | Amica supporta fino a 4 causali IVA per documento. Causali in eccesso non verranno conteggiate nel totale documento. |
Se necessario le criticità vengono segnalate nel report di importazione già visto.
Conclusioni
Con l’importazione delle fatture elettroniche passive pensiamo di aver realizzato un ottimo strumento per migliorare il lavoro quotidiano delle aziende che usano Amica. Come sempre monitoreremo l’uso di questa nuova funzionalità e, dovessero emergere necessità nuove e diverse, saremo pronti a intervenire.
Buon lavoro a tutti e rimanete sintonizzati col nostro Blog, nei prossimi mesi ci saranno altre importanti novità relative alla fatturazione elettronica.